Você sabia que a gestão da informação te ajuda a encontrar insights valiosos para a sua empresa, que são capazes de favorecer as tomadas de decisões?
Mas afinal, o que é essa tal de gestão e como fazê-la?
Em linhas gerais, a gestão da informação é uma série de processos que organizam documentos, arquivos e dados de uma empresa, principalmente por meio de tecnologias.
Para se aprofundar em mais detalhes sobre o assunto, basta seguir com a leitura. Confira!
O que é gestão da informação e qual a sua importância?
A gestão da informação é uma série de processos usados para manter os dados de uma empresa organizados, que inclui, por exemplo:
- criar rotinas de processamento;
- armazenar dados;
- classificar informações;
- identificar e compartilhar registros digitais e físicos;
- adotar novas tecnologias para auxiliar nas etapas.
Com isso, é garantido que todas as informações ficam apenas com as pessoas certas, sem riscos à integridade do negócio e de vazamentos.
E para que tudo funcione ainda melhor, documentos físicos, como livros contábeis e documentos fiscais, bem como documentos eletrônicos, como contratos virtuais e planilhas, devem ser integrados à operação em uma só ferramenta de gestão.
Essa prática, em especial, melhora a rotina, a organização e, ainda, facilita na tomada de decisão.
Imagine, por exemplo, que você opte por realizar uma mudança impactante em seu negócio. Essa decisão se torna mais assertiva e possui maiores chances de sucesso se você se basear em dados, já que saberá se a escolha é viável ou não, além de identificar com precisão o momento certo para agir.
E a informação organizacional?
A informação organizacional, por sua vez, se trata de uma série de dados ordenados que geram valor à organização do seu negócio, como:
- acontecimentos;
- fenômenos;
- fatos.
Para uma organização, a informação deve ser formada por diversos dados selecionados, analisados e com valor agregado, sendo componentes fundamentais para fazer qualquer tarefa.
Quais são os objetivos da gestão da informação?
O objetivo central da gestão da informação é conseguir fazer a identificação e potencialização dos recursos informacionais de uma empresa e de sua capacidade de informação.
Além do mais, outro objetivo desse método é aproveitar todas as habilidades e recursos disponíveis em uma organização de forma que os colaboradores consigam aprender e se adaptar aos novos contextos tanto internos, quanto externos.
Como fazer a gestão da informação na sua empresa?
Para fazer essa gestão da sua empresa, você deve conscientizar a sua equipe sobre o tema, investir em boas tecnologias gerenciais, ir além do que é básico e investir em uma boa política de segurança.
Na sequência, entramos em mais detalhes sobre cada um desses passos. Acompanhe.
Conscientize a equipe sobre o tema
Todos na empresa precisam entender a importância da gestão de informação.
Portanto, explique que, por meio desse processo, vocês conseguem usar as informações em prol da empresa, o que irá gerar ótimos resultados para todos.
Esclareça também que perder informações de colaboradores, de clientes ou de fornecedores pode gerar multas altas e deixar a empresa com uma má reputação no mercado.
De maneira geral, é importante trabalhar com uma boa campanha de conscientização que traga os benefícios e riscos da gestão de informação.
Invista em boas tecnologias gerenciais
Investir em boas tecnologias torna o armazenamento, controle e análise de informações ainda mais fácil.
Isso resulta em uma rotina de trabalho com dados e que seja mais eficiente, segura e rápida.
Então, escolha uma tecnologia de boa cobertura e que seja provida por um bom fornecedor.
Vá além do que é básico
Nada de ficar no óbvio da gestão das informações, arquivando documentos e às vezes usando dados para resolver situações.
Extraia informações de valores destes dados e use eles de forma estratégica sempre que puder, usando-os ativamente em todas as frentes do seu negócio.
Invista em uma boa política de segurança
A segurança hoje é um fator crucial para qualquer empresa que mantém uma base de dados, seja de colaboradores, clientes ou fornecedores.
E a sua gestão da informação precisa estar atrelada a boas práticas de segurança de dados, pois os ataques cibernéticos podem levá-los de uma hora para outra e causar grandes prejuízos financeiros e morais ao seu negócio.
Para não correr esse risco, o correto é investir em uma boa política de segurança da informação, treinar os colaboradores para que protejam os dados que eles têm acesso e alertar sobre práticas perigosas, como o phishing.
No mais, conte com ferramentas que garantem a segurança dos dados de sua empresa, para agirem como aliadas de proteção das suas informações.
Qual a importância da gestão das informações dos clientes?
Os dados de clientes são os mais importantes e relevantes de uma empresa, pois podem ajudar a alavancar vendas, planejar estratégias de marketing e até a criar novos produtos.
Eles também podem ser úteis para:
- identificar problemas de venda e atendimento;
- planejar metas com base em evidências dadas por clientes;
- melhorar a eficácia das ações de marketing;
- desenvolver novas soluções.
Poderosos estes dados, não é mesmo? Então tenha um olhar mais especial e atento para eles assim que os tiver em mãos.
Como utilizar a Intranet como instrumento estratégico da gestão da informação?
A intranet é um modelo de comunicação interna que usa da infraestrutura tecnológica para criar uma rede corporativa.
Nela, é possível centralizar todos os dados de um negócio, arquivá-los, acessá-los e movimentá-los entre setores e colaboradores de forma mais fácil e organizada.
Ou seja, a Intranet Corporativa é um instrumento ideal para ser usado na gestão de informações de empresas, principalmente se for a Intranet Workhub.
São mais de 50 funcionalidades disponíveis que auxiliam na comunicação, engajamento e produtividade dos colaboradores de empresas de qualquer nicho e porte.
Algumas das principais funcionalidades da Intranet Workhub são:
- Políticas e Manuais;
- Biblioteca de documentos;
- Gestão de Usuários;
- Links Úteis;
- Barra de Busca;
- Permissionamento;
- Visualizador de arquivos;
- Templates de páginas;
- Intranets Departamentais;
- Área de Treinamentos;
- Gestão de Holerites;
- Organograma;
- Área de Ramais;
- Vagas Internas;
- Comunicados;
- Notícias;
- Eventos;
- Comentários;
- Curtidas;
- Boas Vindas aos Novos Colaboradores;
- Enquete e Pesquisas.
A parceria intranet Workub e Eletromidia começou em 2020, quando surgiu a necessidade de ter um espaço para melhorar a comunicação e a gestão da equipe, centralizando processos e informações em um só lugar.
Conclusão
Como você viu, a gestão da informação é uma série de processos usados para manter organizados os dados de uma empresa.
Assim, esses processos criam rotinas de processamento, armazenam os dados, classificam informações, identificam e compartilham registros digitais e físicos e adotam novas tecnologias para auxiliar nas etapas.
Nesse sentido, a Intranet pode ser um instrumento estratégico da gestão da informação, pois nela é possível centralizar todos os dados de um negócio, arquivá-los, acessá-los e movimentá-los entre setores e colaboradores de forma mais fácil e organizada.
Se você está em busca de uma Intranet para o seu negócio, conte com a Workhub, que disponibiliza para a sua empresa mais de 50 funcionalidades que ajudam a sua comunicação, engajamento e produtividade.
Conheça mais sobre o que é Design da informação.
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